Assistants commerciaux.

Assistant(e) commercial(e)

Présentation du métier

L’assistant commercial déploie, au cadre du département commercial, une activité à caractère à la fois administratif et commercial. Il est rattaché d’habitude à un chef de service commercial, en effectuant des missions de secrétariat et en s’occupant généralement du suivi des clients et des commandes de vente à distance. Il est le principal soutien des attachés commerciaux sur le terrain et travaille en étroite collaboration avec la direction commerciale.

L’assistant commercial travaille dans un bureau, mais il est possible qu’il fasse des déplacements à l’occasion des foires, expositions, salons etc. Il prend en charge les contacts téléphoniques et se trouve en permanence devant son écran informatique et son clavier. Généralement, il travaille à des horaires réguliers.

Autres intitulés du métier : secrétaire commercial ou commercial sédentaire.

Description de l’activité

L’assistant commercial a en charge de :

- assurer la gestion des commandes de la saisie à la facturation,

- fournir à la clientèle des renseignements détaillés sur les produits ou les services,

- recevoir les clients si nécessaire,

- vérifier si les livraisons respectent les délais,

- rédiger les documents nécessaires à la livraison et à la facturation,

- parfois assurer le suivi administratif des opérations à l’export,

- assurer le contact direct ou par téléphone avec les clients et les autres services de l’entreprise,

- assurer la gestion des dossiers commerciaux,

- assurer le suivi des demandes des clients,

- préparer, éditer et envoyer les échéanciers,

- mettre à jour les tableaux de bord,

- trouver des solutions optimales aux problèmes relatifs aux commandes et aux livraisons,

- contacter le directeur commercial et les attachés commerciaux afin de les informer sur le suivi des clients,

- élaborer des devis,

- rédiger des modèles de propositions commerciales ou contrats commerciaux,

- gérer les appels d’offre publics et privés,

- constituer et actualiser une base de données client,

- constituer des centrales d’achats qui systématisent les caractéristiques, les prix et les autres données commerciales des nouveaux produits,

- actualiser les tableaux de statistiques de ventes,

- transmettre par téléphone, e-mail ou courrier des informations commerciales : prix, prévisions de vente etc.

- parfois accueillir des prospects,

- actualiser les fichiers de prospects,

- se tenir au courant des tendances du marché,

- rechercher et diffuser des renseignements relatifs à la concurrence de l’entreprise,

- assurer la gestion du temps de son supérieur hiérarchique : organisation des réunions, des déplacements, prise de rendez-vous etc.,

- préparer des rendez-vous si besoin est,

- prendre part aux activités promotionnelles lors des salons, foires, expositions etc.,

- rédiger et envoyer la correspondance commerciale,

- gérer la relance des clients et des prospects,

- le cas échéant, fidéliser la clientèle.

Conditions d'accès, diplômes requis

Pour occuper un poste d’assistant commercial, il faut avoir une formation de niveau III (Bac +2) dans une filière commerciale et

il est souhaitable de disposer de quelques années d’expérience sur un poste similaire. Les compétences acquises peuvent être développées par des cours de formation en secrétariat administratif et commercial, des modules de communication par téléphone, des formations en bureautique etc.

Compétences requises

• bien connaître la structure de la société, son objet d’activité, le déroulement des activités spécifiques afin d’offrir aux clients des informations pertinentes et complètes,

• savoir présenter et promouvoir l’entreprise au niveau des prospects et des clients,

• avoir la capacité de renseigner clairement, par téléphone ou contact direct, les clients, les prospects, les collaborateurs internes ou les partenaires,

• avoir la capacité d’argumenter, de négocier et de convaincre,

• être capable de gérer les commandes et les dossiers,

• gérer les délais,

• faire preuve de la capacité de synthèse des informations et savoir les transmettre,

• communiquer avec aisance au téléphone,

• être doté d’un excellent relationnel,

• avoir le sens du service et de l’écoute,

• connaître les démarches liées à l’export,

• avoir un bon rédactionnel,

• faire preuve de la vivacité d’esprit et du sens de l’initiative,

• être autonome, rigoureux, méthodique, dynamique et persévérant,

• avoir le sens de l’organisation du travail,

• gérer le stress,

• avoir de l’ouverture d’esprit,

• avoir l’esprit d’équipe,

• avoir la capacité de s’adapter et de trouver des solutions aux problèmes divers,

• être avenant et diplomate,

- être capable de faire des propositions constructives afin d’optimiser le développement de l’entreprise,

• maîtriser les outils bureautiques et informatiques (Pack office, Photoshop, Internet etc.)

• maîtriser une ou plusieurs langues étrangères : l’anglais et l’allemand.

Évolution possible

Selon ses compétences, l’assistant commercial peut soit devenir responsable de la gestion commerciale, soit travailler dans le secteur de gestion de clients à l’export. Il pourra aussi accéder à un emploi dans le marketing (préparation de catalogues showroom ou salons, réalisation de fiches produits) ou bien à un poste de responsable logistique. Il sera possible également qu’il évolue vers le poste de responsable des ventes.