Assistants export.

Assistant(e) export

Présentation du métier

L’assistant export est généralement considéré comme un emploi sédentaire, s’exerçant principalement dans un bureau. Cependant, des déplacements en France ou à l’étranger sont à prévoir. Le rôle principal de l’assistant export est d’assurer la gestion de toutes les activités concernant l’exportation des produits, en mettant ainsi en place la politique commerciale de l’entreprise. Rattaché souvent au responsable commercial, il est en charge de représenter l’entreprise à l’extérieur. Parfois il s’occupe moins du côté commercial, ses tâches étant plutôt administratives.

Le poste d’assistant export se retrouve dans des entreprises de taille importante en relation commerciale avec l'étranger ou chez les commissionnaires- opérateurs de transport en trafic international. Dans les entreprises de taille moyenne ou petite, les missions de l’assistant export sont accomplies par le chef de l’entreprise ou par le responsable des opérations commerciales de l’entreprise.

L’assistant export est chargé de faire l’interface entre la direction financière, de production et de ressources humaines. Il travaille aussi en relation constante avec tous les services internes à l’entreprise, les équipes de terrain et les partenaires extérieurs.

L’assistant export travaille à des horaires le plus souvent normaux.

Autres appellations possibles : assistant commerce international, responsable administration des ventes export, adjoint au responsable du service export, assistant achat.

Description de l’activité

L’assistant export prend en charge les fonctions suivantes :

- assurer le suivi de la commande à partir de la signature du contrat et la facturation jusqu’à la livraison et au paiement,

• négocier et élaborer les contrats,

• gérer la logistique export en collaboration avec la direction,

• élaborer les dossiers des marchandises, en rédigeant les documents d'expédition et financiers,

• coordonner les opérations techniques et administratives nécessaires à la circulation internationale des marchandises,

• s’occuper de l’enregistrement et de la rédaction de documents douaniers,

• contacter constamment par téléphone ou e-mail les divers services de l’entreprise (comptabilité, marketing, expédition, etc.), les clients étrangers et les partenaires extérieurs (chambres de commerce, douanes, compagnies d'assurances, transporteurs, correspondants etc.),

• participer aux opérations commerciales, salons, foires, congrès, séminaires

• le cas échéant, voyager à l’étranger,

• dans le cas où son rôle est prépondérant administratif, effectuer des activités classiques de secrétariat (gérer l’agenda, préparer les meetings, rédiger les courriers, élaborer des tableaux de bord, assurer le suivi des budgets etc.).

Conditions d'accès, diplômes requis

Les formations les plus appréciées par les employeurs sont le BTS commerce international et le DUT Techniques de commercialisation. Néanmoins, l’emploi d’assistant export est également accessible avec des formations de niveaux Bac +2 à Bac +4 (école de commerce ou équivalent). Les débutants dans les PME/PMI peuvent prétendre à ce poste. Certaines entreprises préfèrent les formations de niveaux V, IV, III en transport. Une expérience de 5 à 10 ans dans le même domaine d’activité est parfois exigée. De plus, une bonne pratique professionnelle d’une langue étrangère est indispensable.

Compétences requises

• avoir la capacité d’assurer le bon déroulement des contrats avec la clientèle étrangère,

• maîtriser les règles d’élaboration et de gestion des documents réglementaires,

• être capable de programmer, organiser et coordonner les opérations techniques et administratives du transport,

• connaître les procédures douanières,

• savoir utiliser les logiciels du bureau,

• être organisé et rigoureux,

• savoir gérer ses priorités,

• s’adapter facilement aux situations et environnements nouveaux,

• savoir négocier et commercer,

• avoir un bon esprit de synthèse,

• être serviable auprès de la clientèle,

• posséder une grande aisance relationnelle et d’expression,

• allier disponibilité, réactivité et flexibilité,

• faire preuve d’engagement et d’efficacité,

• Etre doté de l’esprit d’équipe,

• avoir le goût pour l’international,

• maîtriser une ou plusieurs langues étrangères (anglais principalement).

Évolution possible

Le métier d’assistant export peut servir de tremplin pour l’évolution professionnelle. Ainsi, les postes de responsable export, directeur commercial export ou Bachelor « Chargé d'Affaires Internationales » sont à envisager.